In 2004 werd het verzwaarde voordrachtsrecht voor de ondernemingsraad (OR) ingevoerd. Deze regeling uit het Burgerlijk wetboek geeft de OR in een structuurvennootschap het recht om één derde van de raad van commissarissen (rvc) voor te dragen. Een belangrijk moment in de geschiedenis van de medezeggenschap, maar ook een relevante mijlpaal voor bestuurders en aandeelhouders. Want de zogeheten voordrachtscommissaris is er nadrukkelijk niet alleen “voor de OR”, maar kan ook voor bestuurders en aandeelhouders strategische meerwaarde hebben. De voordrachtscommissaris is er immers niet tegen het bestuur, maar voor de vennootschap.

Van ‘tegenmacht’ naar toegevoegde waarde
In de praktijk leeft soms nog het beeld dat een voordrachtscommissaris vooral een vertegenwoordiger van de medezeggenschap is. Een ‘tegenmacht’ binnen de raad van commissarissen. Maar wie goed kijkt naar de rol en praktijk van deze commissarissen, ziet een ander beeld; het zijn veelal ervaren toezichthouders die juist oog hebben voor de bredere langetermijnbelangen van de onderneming.

Het is bovendien een misvatting dat deze commissarissen alleen door de OR worden geselecteerd. De voordracht gebeurt “op voordracht van de OR”, maar binnen de wettelijke kaders zijn de gebruikelijke benoemingsprocedures van toepassing, inclusief toetsing op geschiktheid, onafhankelijkheid en evenwichtige samenstelling van de rvc. De voordrachtskandidaat wordt doorgaans geworven, geselecteerd en getoetst samen met het zittend bestuur en de overige commissarissen. Het resultaat is in de praktijk vaak: kwalitatief sterke commissarissen met een aanvullende blik vanuit toezichthoudend vakmanschap. Waar sommige bestuurders in het verleden vreesden voor een ‘tegenstem’, ervaren steeds meer raden van bestuur juist rust en stabiliteit door de aanwezigheid van een commissaris met deze achtergrond.

Vertrouwen en legitimiteit
Voor bestuurders en toezichthouders is legitimiteit van besluitvorming van cruciaal belang. In een tijd waarin maatschappelijke verwachtingen toenemen en stakeholders actiever zijn dan ooit, is het waardevol om in de rvc geluiden te horen die de interne organisatie reflecteren. Niet om het bestuur te belemmeren, maar om het beter te maken. Voor het bestuur is een goed functionerende rvc essentieel. Niet alleen voor het toezicht, maar ook voor steun, advies en legitimiteit. Zeker bij ingrijpende reorganisaties of strategische heroriëntaties. Juist in die situaties kan de voordrachtscommissaris als brug functioneren tussen bestuurskamer en werkvloer.

De voordrachtscommissaris heeft vaak bijzondere sensitiviteit voor thema’s als werkcultuur, duurzame inzetbaarheid en sociale verhoudingen. Zaken die de continuïteit en het duurzame succes van de onderneming rechtstreeks raken.

“Toen we een grootschalige transformatie doorvoerden, hielp het enorm dat onze voordrachtscommissaris scherp was op het draagvlak en de uitvoerbaarheid,” vertelt een bestuurder van een beursgenoteerde onderneming (anoniem). “Dat maakte het gesprek met de OR en de medewerkers niet alleen opener, maar ook effectiever.”

Vennootschappelijk belang,
De rvc is wettelijk verplicht om het vennootschappelijk belang te dienen, wat in Nederland expliciet betekent: de continuïteit van de onderneming en het creëren van langetermijnwaarde voor álle stakeholders.

In onze praktijk zien we regelmatig dat bestuurders van Nederlandse subholdings van internationale concerns de voordrachtscommissaris ervaren als waardig, onafhankelijk sparringpartner waar ze op bestuurlijk niveau baat bij hebben binnen complexe, internationale krachtenvelden.

Internationale organisaties hebben te maken met uiteenlopende belangen: aandeelhouders, werknemersorganisaties, overheden, NGO’s enzovoort. De rvc, en de voordrachtscommisaris in het bijzonder, helpt het bestuur om deze belangen in balans te brengen en te toetsen aan het langetermijnbelang van de vennootschap. Daarnaast zijn er juridische en culturele verschillen: internationale bedrijven opereren in meerdere rechtsgebieden met verschillende governance-eisen. De rvc bewaakt dat het bestuur handelt in lijn met de Nederlandse normen voor behoorlijk bestuur, ook als buitenlandse dochterondernemingen andere praktijken kennen. In concerns met activiteiten in landen met zwakkere rechtsstelsels kan de rvc extra nadruk leggen op ethiek, transparantie en reputatierisico’s.

De rvc helpt het bestuur om besluiten te nemen die niet alleen juridisch correct zijn, maar ook maatschappelijk verantwoord en uitlegbaar, wat bijdraagt aan legitimiteit, continuïteit en langetermijnwaarde.

Aandachtspunten procedure en inrichting
Het structuurregime richt zich op het voordrachtsrecht. Bij invoering van een rvc en de zoektocht naar een voordrachtscommissaris is het belangrijk zorgvuldig te kijken naar een breder perspectief. Wat is de huidige context, welke scenario’s zien we en wat betekent dit voor het brede profiel van de rvc? Welke behoefte is er? Voorkom dat de procedure en de zoektocht alleen door de OR en vanuit OR-perspectief plaats zullen vinden. In een vroeg stadium gaat het hier over aandacht hebben voor het vennootschappelijk belang bij het vaststellen van statuten. In hoeverre is er een volwaardige positie voor de te zoeken onafhankelijke voordrachtscommissaris binnen een raad met veelal concernfunctionarissen? Is het profiel voor de commissaris niet alleen gedragen door bestuurder en OR, maar ook door de overige rvc-leden (indien er sprake is van een bestaande rvc)? Waak ervoor dat het dus alleen vanuit OR-vizier wordt benaderd. Ja, het is een prettig mens en we hebben een klik kan meespelen. Een voordrachtscommissaris moet echter te allen tijde onafhankelijk zijn, ook ten opzichte van de medezeggenschap. In onze praktijk zien we dat we dit regelmatig moeten benadrukken richting medezeggenschap bij de procedure. Gechargeerd: ga voor de beste kandidaat gelet op het profiel. Niet voor wie je beste vriend kan zijn!

Een volwassen governance-instrument
Twintig jaar na invoering is het verzwaarde voordrachtsrecht uitgegroeid tot een in toenemende mate volwassen instrument binnen de Nederlandse governancepraktijk. We zien in de praktijk echter dat er in het voortraject meer aandacht mag uitgaan naar een breed gedragen profiel, goede procesafspraken over de zoektocht en procedure naar een voordrachtscommissaris en een goede vastlegging hiervan. Dit geldt ook als het gaat om afspraken over de situatie na voordracht en installatie: hoe geven we invulling aan samenwerking tussen belanghebbenden en is dit vastgelegd?

Bestuurders doen er goed aan het belang van het voordrachtsrecht niet alleen formeel, maar ook strategisch te erkennen. Het is tijd dat bestuurders het niet enkel zien als een formaliteit die enkel toegevoegde waarde heeft voor de medezeggenschap, maar dat het ook gezien wordt als een kans voor de Nederlandse zeggenschap.

WissemaGroup begeleidt bestuurders en toezichthouders bij organisatieontwikkeling en governance vraagstukken. Wij geloven in de kracht van een professioneel samengestelde raad van commissarissen, waarin ruimte is voor verschillende perspectieven mét oog voor het vennootschappelijk belang.